Ads Top

thiet ke web bien hoa

15 Lời khuyên cho việc viết hiệu quả Email

Bạn đã bao giờ cần thiết để gửi email cho một người nào đó - một người lạ, yêu cầu họ cho một việc được không? Làm thế nào người ta có thể soạn email như vậy mà họ sẽ được đọc và trả lời? Làm sao chúng ta có hiệu quả gửi email cho một người nhận được rất nhiều email?

Cho dù cá nhân hay doanh nghiệp, khả năng soạn email hiệu quả và hiệu quả là siêu hữu ích - cả về năng suất và đáp ứng.

Chúng tôi đều bận rộn, và tất cả chúng tôi đã nhận được email dài, mơ hồ và lan man. Trớ trêu thay, hầu hết chúng ta cũng đã phạm tội viết email dài dòng như vậy trong khi yêu cầu cho thời gian của người khác.
15 Lời khuyên cho việc viết hiệu quả Email
Bây giờ tôi đã có một chút hương vị, ngày kết thúc nhận của email như vậy, nó nhanh chóng trở nên rõ ràng mà các loại công trình email và loại nào không. Tôi đã thực hiện một số quan sát thú vị và hữu ích về email hiệu quả - đặc biệt,
  • Những gì không làm khi gửi email một người nào đó (ví dụ. Một người lạ).
  • Làm thế nào để viết email mà mọi người sẽ thực sự (muốn) đọc.
Điểm của bài viết này là để chia sẻ lời khuyên về việc làm thế nào để tiếp cận người dân thông qua email một cách hiệu quả nhất có thể, cùng với một số cạm bẫy phổ biến trên một số lý do tại sao các email không hoạt động.

Giả định

Trước khi chúng ta đi sâu vào, hãy đặt ra một số giả định:
  • Người nhận (người bạn gửi email) có khả năng nhận được rất nhiều email
  • Bạn cần một cái gì đó của người nhận và kế hoạch bày qua email
  • Bạn có thể không biết người nhận, hoặc cô ấy là một người quen, hoặc cô ấy là một người bạn thân và bạn đang yêu cầu cho một yêu cầu bất thường.
Mục tiêu của chúng tôi là xây dựng email:
  • Sẽ thực sự được đọc
  • Sẽ thực sự được hiểu
  • Sẽ không làm phiền người nhận
  • Không mất quá nhiều thời gian vào cuối của người nhận.
Tâm lý email

Nói chung, người gửi và người nhận thấy những thứ từ điểm mạnh khác nhau quan điểm. Và từ quan điểm của một người gửi, chúng ta thường không dành nhiều thời gian hiểu biết người nhận là gì và hộp thư đến của họ có thể trông như thế nào. Hãy có một cái nhìn nhanh chóng ở cả hai phía:

Quan sát nhận
  • Nhận được rất nhiều email.
  • Có thể nhận được lời khen thường xuyên, nếu họ là một con số công cộng.
  • Thường xuyên được hỏi một bộ tiêu chuẩn của câu hỏi và ân huệ.
  • Không có nhiều thời gian rảnh rỗi.
  • Không ngại giúp đỡ bạn, nếu nó là nhanh chóng.
Quan sát Tên người gửi
  • Dành một thời gian dài crafting sự "hoàn hảo" (-ly dài) email.
  • Tin rằng yêu cầu của họ là bản gốc, độc đáo và đặc biệt.
  • Tin rằng họ là những người đầu tiên để xin ân huệ đó.
  • Không thể tưởng tượng được tại sao người ta biến chúng đi.
  • Ham thích nói lên toàn bộ câu chuyện, giải thích từ mọi góc độ, vì vậy mà người nghe có thể hiểu được quan điểm của họ.
Với quan điểm như vậy khác nhau, không có thu ngạc nhiên nhận được các loại email mà họ làm, và rằng người gửi đang tự hỏi tại sao email của họ là không có hiệu quả hoặc hăm hở trả lời.

Bây giờ, đặt mình vào quan điểm của một máy thu (và tất cả chúng tôi đã có). Khi chúng ta đang phải đối mặt với đi qua một hộp thư đến đầy đủ các email - trở về từ một kỳ nghỉ ví dụ, chúng tôi có một số thói quen tự nhiên là đáng chú ý:
  • Chúng ta có xu hướng trả lời, hoặc được rút ra vào email đó là nhanh nhất để trả lời hoặc quá trình. Điều đó có nghĩa là email yêu cầu công việc rất ít hoặc suy nghĩ.
  • Khi chúng ta mở một email đó là rất dài, phản ứng ruột của chúng tôi là để đóng email, hoặc quay trở lại với nó sau này khi chúng ta có thể có nhiều thời gian hơn.
  • Khi chúng tôi nhận được một email từ một ai đó muốn một cái gì đó từ chúng tôi, muốn chúng tôi để mua một cái gì đó, hoặc muốn thời gian của chúng tôi, chúng tôi ngay lập tức cảm thấy được bảo vệ và sẽ tự động muốn nói không, ngay cả khi cung cấp sẽ mang lại lợi ích cho chúng tôi trong thực tế.
  • Chúng tôi đi qua email trong khi yêu cầu "các điểm là gì?"
  • Chúng tôi đi qua email được bày một cái gì đó trong khi hỏi "tại sao tôi phải quan tâm?"
15 Lời khuyên cho Soạn rõ ràng, ngắn gọn & Email Responsive

1. Xác định cho kết quả mong muốn của bạn

Hầu hết mọi người biết khoảng những gì họ muốn, nhưng không dành thời gian để suy nghĩ rõ ràng nó thông qua. Đây là cách chúng tôi kết thúc với email không rõ ràng hoặc lan man. Nếu không có một sự hiểu biết rõ ràng về kết quả cuối cùng mong muốn của chúng tôi, những suy nghĩ của chúng tôi là vô tổ chức và chúng tôi có thể dễ dàng nhầm lẫn người nhận.

Có 4 loại email:
  1. Tự hoàn Email - Chính email là điểm. Bạn muốn nói một cái gì đó nhận, hoặc là một lời khen hay thông tin. Không có trả lời là cần thiết.
  2. Yêu cầu - Bạn cần một cái gì đó từ người nhận trong các hình thức của một bài trả lời. Ví dụ, lời khuyên, hoặc câu hỏi đã trả lời. Câu trả lời là kết quả mong muốn của bạn.
  3. Mở hợp thư thoại - để giữ cho dòng giao tiếp cởi mở, với mục đích của một số kết quả hay lợi ích trong tương lai.
  4. Email Hành động - Mục tiêu không phải là câu trả lời, nhưng một số hành động trên một phần của người nhận. Ví dụ, một sân bán hàng, hoặc yêu cầu cho một trao đổi liên kết website.
Những loại email bạn đang gửi? kết quả mong muốn của bạn là gì?

Những rõ ràng ý định của bạn, tập trung hơn, bạn sẽ có, thì tốt hơn bạn có thể phục vụ email cho kết quả dự định, nhiều khả năng bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn của bạn.

2. Nhanh chóng trả lời, "Cái Point là gì?"

Mọi người muốn biết "những gì bạn cần ở tôi?" Trả lời câu hỏi này một cách nhanh chóng. Bỏ qua lời giới thiệu dài, hình nền, lời khen và chi tiết. Chuyển đến điểm. Nhà nước sử dụng nó rõ ràng những lời tối thiểu.

Nếu hành động là cần thiết, làm cho nó rõ ràng những gì các hành động mong muốn là từ người nhận.
Và nếu không có hành động hoặc trả lời dự kiến, nói như thế! "Không có trả lời cần thiết." Nó sẽ giống như âm nhạc đến đôi tai của họ.

3. Lợi ích nhà nước rõ ràng

Nếu một sân được trình bày, chắc chắn rằng nó bao gồm nhiều quy định rõ, dễ hiểu lợi ích cho người nhận.

Quá nhiều email thuộc về nhựa thông chỉ tập trung vào người gửi và lý do tại sao các hành động sẽ có lợi cho người gửi. Nếu bạn không ưu đãi hiện nay, hoặc họ là khó hiểu, người nhận sẽ nói không - kết quả là một sự lãng phí thời gian cho cả hai.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng các ưu đãi này là thực tế, việc trao đổi là công bằng, và có thực sự là lợi ích cho người nhận. Làm bài tập ở nhà của bạn trước khi liên hệ với một ai đó. Đặt mình vào vị trí của họ, "Bạn có hành động trên cung cấp?"

Ví dụ, gửi email một trang web lớn như lifehacker cho trao đổi liên kết không phải là một trao đổi công bằng. Nó được gọi là thư rác. Nếu họ không hiển thị các liên kết đến các trang web khác, rất có thể họ sẽ không hiển thị của bạn.

4. Hãy nhớ KISS

KISS = Giữ nó đơn giản, ngu ngốc (Tôi đã không đến với điều này)

Khi chúng tôi gửi một email dài đòi hỏi một cái gì đó từ người nhận (thời gian, ưu đãi, vv), chúng tôi về cơ bản nói rằng "Tôi không tôn trọng thời gian của bạn." Cho họ thấy bạn đánh giá cao thời gian của họ, bằng cách làm cho email ngắn và đơn giản để trả lời .

Dùng càng ít từ càng tốt, giới thiệu bạn là ai, bối cảnh, nếu cần thiết, và lý do tại sao bạn đang gửi email.

Là ngắn gọn không có nghĩa là chúng ta phải nhàm chán. Chúng tôi có thể sáng tạo với cách diễn đạt của chúng tôi, thêm một chút cá tính mà bạn thấy phù hợp, nhưng vẫn phải ngắn gọn.

5. lưu toàn bộ câu chuyện-dính vào các sự kiện.

Mọi người có xu hướng nói quá nhiều trong email. Chúng tôi cảm thấy cần phải mô tả tất cả các chi tiết và tiết lộ toàn bộ sự tồn tại của chúng ta để người nhận có thể hiểu được toàn bộ hình ảnh. Sự thật là, trừ khi bạn đã biết người này tốt, họ thực sự không quan tâm.

Trừ khi hỏi, bạn không cần phải quá xây dựng bất cứ điều gì. Đơn giản chỉ cần dính vào sự thật - nó sẽ giúp bạn giữ cho thông điệp của bạn ngắn.

6. giả vờ trực tiếp giới thiệu

Nếu bạn chỉ gặp một người mới tại một bữa tiệc, bạn sẽ mở miệng đầu tiên của bạn và cung cấp cho họ một câu chuyện lan man về cuộc sống của bạn? Chắc là không. Thông thường, chúng tôi đóng cửa miệng của chúng tôi sau khi giới thiệu nhanh. Trong email, dừng lại nói chuyện là tương đương với nhấn nút gửi.

Điều trị giới thiệu email như thể bạn đang gặp họ trong người là một thủ đoạn để giữ tin nhắn ngắn.

7. Thông điệp nội dung lừa đảo

Khi chúng ta trên các thiết bị di động như BlackBerry hoặc điện thoại di động của chúng tôi, chúng ta

Thiếu tính lưu động của bàn phím máy tính, và như vậy, chúng tôi nhận được đến điểm thực sự nhanh chóng.

Bây giờ, giả vờ bạn đang ở trên một thiết bị di động, điều gì sẽ thông điệp của bạn được bây giờ?

8. Tránh Khen ngợi quá mức

Một số người có ý tưởng rằng những lời khen ngợi hơn họ ném ra, nhiều khả năng người nhận sẽ thực hiện theo đề nghị của họ / cần / sân.

Có một sự khác biệt giữa việc là chính hãng và nói những gì trên trái tim của bạn, và đi trên con đường của bạn để khen một ai đó. Con người chúng ta là đặc biệt trong việc phát hiện phrasings không chính thống và nhận xét - ngay cả trong email.

Hãy khen ngợi chỉ khi bạn thực sự có nghĩa là nó. Và nhớ là phải ngắn gọn, nếu bạn cần hành động từ người nhận.

9. Hãy là cá nhân và Personable

Cá nhân hoá email với những nhận xét có liên quan đến người nhận, đặt trong một bình luận nhanh chóng về trang web, sản phẩm hoặc công việc của họ. Địa chỉ người theo tên, ký email với tên của riêng bạn, và một bình luận thân thiện như "Tận hưởng ngày cuối tuần của bạn!"

10. Làm cho nó dễ dàng để được tìm thấy

Trong chữ ký của bạn, bao gồm URL thích hợp cho trang web của bạn, blog, danh mục đầu tư hoặc sản phẩm. Hãy chắc chắn rằng các liên kết được chức năng để họ có thể đọc thêm về bạn trong một cú nhấp chuột.

11. Sử dụng tiếng Anh đơn giản

Khi viết bài này là quá chính thức hoặc sử dụng biệt ngữ kỹ thuật không liên quan, đó là khó khăn cho giáo dân hiểu. Plus, bạn đi ra nghe có vẻ giống như một tài liệu pháp lý hoặc spammer. Không phải là tốt.

Viết như bạn nói, sử dụng đàm thoại tiếng Anh. Được xác thực và thực tế.

Đang cố gắng để âm thanh chuyên nghiệp sẽ đi tắt như nếu bạn đang cố gắng để âm thanh chuyên nghiệp. Sử dụng giọng nói thực sự của bạn - đó là đáng yêu hơn và dễ tiếp cận.

12. Những vấn đề Font

Không có gì tệ hơn là mở một email và trở thành mù do độ sáng gợi ra bởi tất cả các từ hiển thị in đậm là. Nó làm cho tôi muốn ngay lập tức đóng email cho mục đích bảo vệ đôi mắt của tôi.

Ngoài ra, phông chữ quá nhỏ, quá lớn, hoặc khó đọc (tức. 8 điểm, thời gian font roman, tất cả đậm.) Làm cho chúng ta không muốn đọc những email là tốt.

Hãy coi chừng các phông chữ của bạn trong 'trình bày' của bạn. Do không đậm toàn bộ email, sử dụng dễ dàng để đọc các phông chữ (ví dụ. Arial), và sử dụng một kích thước tiêu chuẩn. Không sử dụng màu sắc lộng lẫy kể từ khi họ không làm việc tốt trên tất cả các màn hình và có thể khó đọc.

13. Những vấn đề định dạng

Hãy email dễ dàng để đọc và nhanh chóng để quét bằng cách sử dụng các điểm nhấn, danh sách số, và giữ đoạn văn ngắn. từ khóa nổi bật (đậm hoặc in nghiêng) để nhấn mạnh, không có quá trớn.

14. Giảm thiểu câu hỏi

Hỏi những câu hỏi quan trọng, và hạn chế số lượng câu hỏi và ủng hộ việc bạn hỏi trong một email (một hoặc hai tối đa). Các câu hỏi nhiều hơn (đặc biệt là những người mở-kết thúc) hỏi trong một ngồi, càng ít khả năng bạn có để có được một phản ứng, và ít có khả năng tất cả các câu hỏi của bạn sẽ được trả lời.

Ngoài ra, đặt câu hỏi cụ thể thay vì một cái kết thúc mở nói chung. Hãy là hợp lý và chu đáo khi hỏi. Đừng nghĩ rằng người nhận để giải quyết tất cả các vấn đề cuộc sống của chúng tôi. Ví dụ, "Làm thế nào tôi có thể nhận được giàu nhanh chóng? Làm thế nào tôi có thể trở thành công? "Quá rộng. Phá vỡ chúng thành những chi tiết cụ thể và yêu cầu một trong những câu hỏi đó thực sự quan trọng.

Bạn có thể gửi câu hỏi bổ sung trong email riêng biệt. Điều quan trọng là trong việc giữ các dòng giao tiếp cởi mở bằng cách không áp đảo người nhận.

15. Trao chút các câu từ

Giống như chải chuốt một khu vườn, đọc qua các email đã hoàn thành và cắt ra các từ, câu, đoạn văn mà không góp phần vào kết quả mong muốn của bạn.

Kiểm tra cho sự mơ hồ tiềm năng và tư duy rõ ràng. bạn có thể nói lại cho rõ ràng câu sử dụng từ ít hơn? Kiểm tra để bình luận dư thừa mà không thêm vào điểm chính của email. Hủy bỏ các chi tiết thêm tiết lộ, không cần thiết.
Được tạo bởi Blogger.