Ads Top

Hệ thống Khách sạn gần Sân bay giá rẻ | Phòng chờ bay

4 lời khuyên tốt hơn để quản lý hộp thư của bạn

Email là một công cụ giao tiếp vô cùng hữu ích trong kinh doanh. Ít xâm nhập hơn một cuộc gọi điện thoại, email là thuận tiện và nhanh chóng. Nó trao quyền cho các nhà doanh nghiệp hoạt động kinh doanh của mình từ bất cứ nơi đâu.

Bạn có thể giao tiếp với khách hàng và khách hàng, kiểm tra với nhân viên và thiết lập các cuộc họp quan trọng từ văn phòng của bạn hoặc trên đường đi.

Nhưng khi sử dụng không đúng, email có thể cản trở năng suất. Hơn một phần tư trong ngày của một công nhân bình quân là chi trả lời và đọc email, theo một nghiên cứu phát hành vào năm 2012 bởi Viện McKinsey Global. khảo sát thấy rằng email là thứ hai hầu hết thời gian hoạt động cho công nhân, bên cạnh "nhiệm vụ vai trò cụ thể."
4 lời khuyên tốt hơn để quản lý hộp thư của bạn

Một hộp thư email lộn xộn - đầy những tin nhắn cũ, chưa mở hay không quan trọng - sẽ không chỉ làm hỏng bạn. Nó sẽ khiến bạn tối đa hóa thời gian của bạn và làm bạn bối rối từ các nghĩa vụ khác.

Dưới đây là bốn chiến lược để quản lý tốt hơn email của bạn và giữ các tin nhắn trong hộp thư đến của bạn đến mức tối thiểu.

1. Dành thời gian để đọc và trả lời email.

Đừng để chương trình email của bạn mở tất cả các ngày dài. Cảnh báo và tiếng bíp từ các tin nhắn đến có thể làm gián đoạn công việc của bạn và để lại cho bạn không tập trung.

Thay vào đó, sắp xếp các khối thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email của bạn. Bạn thậm chí có thể thử đánh dấu lịch của bạn và thiết lập sẵn có của mình để "bận rộn".

Nếu cần, hãy tắt điện thoại di động của bạn và đóng cửa văn phòng của bạn để tránh làm phiền bởi các thành viên trong gia đình (nếu bạn làm việc tại nhà) hoặc nhân viên.

Craft một email trả lời như thế này được trích dẫn bởi Tim Ferriss trong The 4-Hour Tuần làm việc:

"Do khối lượng công việc cao, Tôi hiện đang kiểm tra và trả lời e-mail mỗi ngày hai lần vào lúc 12:00 pm ET [hoặc múi giờ của bạn] và 04:00 ET.

Nếu bạn cần trợ giúp khẩn cấp (hãy đảm bảo nó là khẩn cấp) mà không thể chờ đợi cho đến khi hoặc 12:00 hoặc 04:00, xin vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại tại 555-555-5555. "

Lượng thời gian cần thiết để rà soát email và trả lời sẽ phụ thuộc vào mức độ thường xuyên bạn kiểm tra các thông điệp và có bao nhiêu bạn thường nhận được. Một số doanh nhân đã thấy hiệu quả hơn để dành 10 phút mỗi giờ để gửi email. Những người khác thích chỉ email kiểm tra chỉ hai hoặc ba lần một ngày.

2. Hãy hành động ngay lập tức.

Quyết định nhanh chóng và theo đuổi hành động ngay lập tức sẽ giúp giữ cho hộp thư email của bạn dưới sự kiểm soát. Ý tưởng là để không trì hoãn cho đến ngày mai những gì có thể được thực hiện ngay lập tức.

Khi bạn kiểm tra các tin nhắn, duyệt qua hộp thư đến cho các email có thể được xóa ngay lập tức như là spam hoặc email quảng cáo. Sau đó chọn các tin nhắn mà không đòi hỏi một phản ứng và xóa hoặc lưu trữ chúng. Một khi bạn đã sánh xuống số lượng tin nhắn trong hộp thư đến của bạn, bạn sẽ có thể đánh giá tốt hơn mà những người là quan trọng nhất.

Đừng để các email quan trọng ngồi trong hộp thư đến của bạn trong nhiều ngày. Trừ khi bạn đang đi nghỉ, trả lời trong vòng 48 giờ. Trả lời cho người gửi ngay sau khi bạn đã đọc thông điệp của mình.

Nếu bạn không thể đáp ứng ngay lập tức, giao tiếp cho người gửi mà bạn nhận được tin nhắn và sẽ liên lạc ngay. Thiết lập một thời hạn và theo dõi.

3. Tổ chức một hộp thư đến với nhãn, thư mục và chuyên mục.

Mặc dù đa số các email có thể được xóa, bạn sẽ rất có thể muốn giữ lại tin nhắn liên quan đến các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp của bạn. Sự tương ứng giữa các khách hàng, đồng nghiệp và nhân viên có thể giúp làm sáng tỏ bất kỳ miscommunications. Hầu hết các chương trình email cho phép người dùng đánh dấu các tin nhắn với nhãn hoặc loại cụ thể.

Ưu tiên, nhóm, sắp xếp và gửi thư để giữ cho hộp thư đến của bạn tổ chức. Các hệ thống hồ sơ của bạn tốt hơn, dễ dàng hơn nó sẽ được để xác định vị trí các email cụ thể khi bạn cần chúng. Tạo danh mục mẹ cho các đối tượng rộng lớn như sau: khách hàng, các dự án và tài chính.

Sau đó, sử dụng tiểu thể nộp email liên quan đến khách hàng, dự án cụ thể. Trước khi bạn gửi tin nhắn, đảm bảo dòng chủ đề là tìm kiếm thân thiện. Nếu nó không mô tả chính xác nội dung của email, chỉnh sửa dòng tiêu đề trước khi nó được phân loại và lưu trữ.

4. Hủy đăng ký từ email quảng cáo không mong muốn.

Bản tin và quảng cáo có thể đầy hộp thư đến của bạn và chôn thông điệp quan trọng. Dọn ra sự lộn xộn.

Hủy đăng ký từ khi nhận được tin nhắn từ người gửi cụ thể nếu bạn không còn muốn nhận được lá thư của họ hoặc không có thời gian để đọc chúng. Để làm cho quá trình hủy bỏ đăng ký nhanh chóng và không đau, tìm hộp thư đến của bạn cho thuật ngữ "unsubscribe". Xem lại các kết quả tìm kiếm và xác định có email bạn sẽ tiếp tục chào đón và lá thư bạn muốn sống mà không có.
Được tạo bởi Blogger.