Ads Top

thiet ke web bien hoa

Làm thế nào để cải thiện email kinh doanh của bạn

Thư tín điện tử là một trong những hình thức giao tiếp chủ yếu với các đồng nghiệp và khách hàng. Khả năng không giới hạn của tiến bộ công nghệ giúp bạn gửi và nhận tin nhắn kinh doanh từ bất cứ nơi nào, bao gồm các mạng xã hội, cả hai đều được biết đến rộng rãi và tập trung hẹp như ở đây.

Nếu bạn tiến hành giao dịch kinh doanh thông qua một trong những người đưa tin tức thời hoặc các mạng xã hội, bạn có thể đi chệch khỏi một số quy tắc. Nhưng điều này không cho phép bỏ qua các nền tảng của nghi thức email, vì đôi khi quen thuộc và sai lầm bằng văn bản dẫn đến hậu quả thảm khốc, cho đến sự không hợp tác.
Làm thế nào để cải thiện email kinh doanh của bạn

Trong bài báo, tôi sẽ chia sẻ với bạn một vài lời khuyên về cách cải thiện giao tiếp email của doanh nghiệp của bạn.

# 1 Viết một Chủ đề có liên quan, có thông tin và ngắn gọn

Trước khi bạn bắt đầu viết một lá thư kinh doanh, hãy xác định ý tưởng chính mà bạn sẽ chuyển tải cho người nhận. Hãy suy nghĩ về dòng chủ đề. Bao gồm các từ khóa - những từ mà từ đó có thể tìm thấy chữ dễ dàng - vào dòng chủ đề.

Chủ đề phải rõ ràng và có liên quan vì đó là điều đầu tiên mà người nhận chú ý tới. Trong vòng vài giây, anh / cô ấy quyết định xem liệu có cần tiếp tục đọc hay không.

Ít nhất, bạn phải gắn bó với ba nguyên tắc tiếp theo:
  • Sự liên quan.
  • Thông tin.
  • Nghiêm túc.
Ngoài ra, bạn cần có hiểu biết rõ ràng về các đặc điểm của người nhận, cụ thể là địa vị xã hội, vị trí trong cơ cấu của công ty, v.v ...

#2 ngắn gọn

Theo tôi, một trong những yếu tố chính của cuộc đối thoại kinh doanh thành công thông qua email là sự dễ dàng nhận thức về thông tin được cung cấp trong bức thư. Do đó, cố gắng loại trừ những từ không truyền đạt ý nghĩa của bức thư. Ngay cả khi bạn cần mô tả tình huống chi tiết, hãy đọc lại từng câu và chỉnh sửa phần để làm cho đơn giản nhất có thể. Giữ nó đơn giản, ngu ngốc.

Đừng lạm dụng dấu chấm than. Một dấu chấm than duy nhất là đủ để thể hiện cảm xúc và tâm trạng. Điều này cũng áp dụng cho biểu tượng cảm xúc và chữ viết tắt. Nếu bạn viết thư cho một người lần đầu tiên thì hãy nói chuyện đùa với nhau Bên cạnh đó, điều gì buồn cười với bạn không phải lúc nào cũng buồn cười với người khác.

Ngày nay, mọi người có rất ít thời gian và rất nhiều khả năng sử dụng nó. Do đó, hầu hết người nhận chỉ có một vài giây để điều hướng qua lá thư và quyết định xem liệu nó có giá trị thời gian tiếp theo của họ hay không. Nếu người đọc thấy một lá thư với số lượng lớn văn bản, đó là một cơ hội tuyệt vời để anh ta đóng nó hoặc hoãn lại cho đến những thời điểm tốt hơn.

Xin vui lòng viết về thành tích.

#3 được khôn khéo

Nếu email yêu cầu phản hồi, hãy kết thúc câu hỏi với một dấu hỏi. Nếu câu trả lời là cần thiết khẩn cấp, gợi ý về nó một cách cẩn thận. Không buộc người nhận phải trả lời, do đó đặt anh ta dưới áp lực.

Đối với các giai điệu của email, chọn nó theo tần số của truyền thông với người nhận hoặc văn hóa doanh nghiệp của một công ty cụ thể.

# 4 Ưu tiên Thư

Vâng, bắt đầu mỗi email đầu tiên của ngày với một lời chào. Điều trị cá nhân là điều bắt buộc; Hãy để người nhận cảm thấy bạn thực sự quan tâm đến người của mình hơn là chỉ gửi email mẫu. Điều trị cá nhân vượt xa sự lịch thiệp.

Nếu bạn gửi thông điệp cho một tổ chức hoặc một vài người nhận, hãy sử dụng cách điều trị như "Đồng nghiệp" hoặc "Quý ông." Trong một lá thư chính thức, hãy theo lời chào với một dấu chấm than.

# 5 Kết thúc lá thư có chữ ký và địa chỉ liên hệ

Nếu bạn muốn được coi là một chuyên gia, hãy chắc chắn để kết thúc email có chữ ký cá nhân của bạn và thông tin liên lạc. Chiều dài hợp lý có thể lên đến 6 dòng (tên, chức vụ, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ email và website).

# 6 Trì hoãn phản hồi tốt hơn không có phản hồi

Lý tưởng là bạn nên trả lời email ngay sau khi nhận được. Nếu bạn không có thời gian để trả lời ngay, hãy thể hiện cách cư xử tốt của bạn bằng cách thông báo cho người nhận rằng bạn vừa nhận được bức thư và sẽ sớm hồi đáp.

# 7 Kết thúc Đối thoại chỉ khi bạn Bắt đầu nó

Một trong những nền tảng của việc gửi email kinh doanh là quyền kết thúc cuộc trò chuyện thuộc về người bắt đầu. Chia tay lịch thiệp hoặc lời tri ân là cách tốt nhất để tạo ấn tượng dễ chịu sau ấn tượng.

# 8 Không gửi email vào các ngày cuối tuần

Vâng, không có âm thanh xấu, mà là sự suy giảm hiệu suất của việc gửi email. Hãy tưởng tượng bạn đã chờ đợi một kỳ nghỉ suốt cả tuần và, cuối cùng, bạn đã có nó. Bạn sẽ có động lực để trả lời thư tín đến? Rõ ràng, bạn sẽ không.

Do đó, không mong đợi email của bạn được đọc vào cuối tuần. Nửa sau của thứ Sáu cũng là một thời điểm xấu. Tất nhiên, nếu nó không phải là điều khẩn cấp.

Không nghi ngờ gì nữa, mọi người đang cố gắng giảm thiểu và chuẩn hóa cuộc hội thoại. Điều này đóng góp cho số lượng truyền thông ngày càng tăng và các thiết bị giúp chúng tôi phản hồi
Được tạo bởi Blogger.