Ads Top

Hệ thống Khách sạn gần Sân bay giá rẻ | Phòng chờ bay

18 mẹo tốt nhất cho Outlook để tăng năng suất

Bạn muốn trở thành chuyên gia về Outlook? Dưới đây là 18 thủ thuật mẹo tốt nhất của Outlook giúp xử lý email và cuộc hẹn của bạn nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Hàng triệu người sử dụng Microsoft Outlook để quản lý email và lịch, trong công việc và ở nhà. Đó là một minh chứng cho tính hữu ích của nó - nhưng sự thật là ít người trong chúng ta thực sự biết làm thế nào để tận dụng các tính năng của nó. Học một vài thủ thuật đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và đồng bộ hóa cuộc sống gia đình và làm việc. Các mẹo này hướng tới Outlook 2007, 2010 và 2013, nhưng nhiều người cũng áp dụng cho Outlook 2003 và các phiên bản trước đó.
18 mẹo tốt nhất cho Outlook để tăng năng suất

Các mẹo Outlook tốt nhất: 1. Tự bảo với việc lặp lại với Quick Parts

Nếu bạn thường xuyên phải trot out một tiêu chuẩn văn bản, bạn có thể lưu nó như là một phần nhanh để dễ dàng chèn vào email của bạn. Đơn giản chỉ cần đánh dấu văn bản trong cửa sổ trình biên soạn, sau đó chuyển sang tab Chèn, nhấp vào danh sách thả xuống Các Phần Nhanh Nhanh và chọn "Lưu Lựa chọn vào Bộ sưu tập Nhanh". Trong tương lai, khi bạn bắt đầu gõ cụm từ, bạn sẽ thấy nó bật lên như là một đề xuất - nhấn trở lại để chèn nó đầy đủ. Bạn cũng có thể chọn văn bản của mình bằng chuột từ danh sách thả xuống Quick Parts. Nhấp chuột phải vào nó để lựa chọn vị trí, hoặc để chỉnh sửa và quản lý các bộ phận nhanh và các "khối xây dựng" khác.

Lời khuyên tốt nhất về Outlook: 2. Viết một tin nhắn để được gửi đến trong tương lai
Lời khuyên tốt nhất về Outlook: 2. Viết một tin nhắn để được gửi đến trong tương lai
Nếu bạn có một số tin tức mà bạn không muốn chia sẻ ngay lập tức, Outlook cho phép bạn phân phối lại cho đến một thời gian nhất định. Viết email của bạn, sau đó chuyển sang tab Tùy chọn và nhấp vào Lùi Giao hàng. Thao tác này mở ra một người yêu cầu có trường "Không phân phối trước:"; Nhập ngày và giờ, sau đó nhấp vào Đóng. Sau khi bạn nhấn Gửi, tin nhắn sẽ được giữ cho đến thời gian quy định để gửi đi. Nếu bạn đang sử dụng máy chủ Exchange, bây giờ bạn có thể đóng Outlook; Nếu bạn đang sử dụng POP hoặc IMAP, bạn sẽ phải rời khỏi ứng dụng mở cho đến khi thời gian giao hàng được chỉ định đã trôi qua.

Mẹo Outlook tốt nhất: 3. Nhóm thông điệp bằng ...

Nếu bạn nhận được một lượng lớn email, theo dõi các tin nhắn có liên quan có thể là một việc vặt. Outlook có thể nhóm email vào các cuộc trò chuyện, để một nhấp chuột duy nhất hiển thị tất cả các tin nhắn có liên quan. Bạn có thể đặt điều này trên cơ sở toàn cầu hoặc từng hộp thư bằng cách chuyển đến tab Xem và chọn "Hiển thị dưới dạng cuộc trò chuyện". Nhấp vào thanh "Sắp xếp theo:" ở đầu danh sách thư và chọn "Xem cài đặt ..." từ trình đơn thả xuống để định cấu hình tùy chọn nhóm bổ sung.

Mẹo Outlook tốt nhất: 4. Tạo một thư mục cho các tìm kiếm phổ biến

Bạn luôn có thể tìm kiếm thư mục hiện tại bằng cách nhập vào trường tìm kiếm phía trên danh sách thư. Nếu có một tìm kiếm cụ thể bạn thường xuyên thực hiện, bạn có thể đơn giản hóa công việc với một Thư mục Tìm kiếm. Chuyển đến tab Thư mục và nhấp vào Thư mục Tìm kiếm mới để tạo một: bạn có thể chọn từ nhiều mẫu khác nhau (chẳng hạn như tìm thư từ những người cụ thể hoặc thư được đánh dấu là quan trọng) hoặc thiết lập các tiêu chí của riêng bạn bằng cách sử dụng "Tạo một Tìm kiếm Tuỳ chỉnh Folder "tùy chọn. Thư mục tìm kiếm mới của bạn xuất hiện trong khung thư mục ở phía bên tay trái của cửa sổ Outlook; Bấm vào nó để xem các tin nhắn đáp ứng các điều kiện đã chọn của bạn. Nhấp chuột phải và chọn Rename Folder để đặt tên cho nó thuận tiện.

Mẹo Outlook tốt nhất: 5. Lọc email để tìm các tin nhắn có liên quan
Mẹo Outlook tốt nhất: 5. Lọc email để tìm các tin nhắn có liên quan
Một cách nhanh chóng khác để tìm email cụ thể là sử dụng trình đơn thả xuống Bộ lọc Email ở phía bên phải của tab Trang chủ. Chọn một tùy chọn trình đơn ngay lập tức lọc hiển thị hộp thư của bạn để chỉ hiển thị một số loại email nhất định, chẳng hạn như những người có tệp đính kèm, những người có trong một khoảng thời gian cụ thể vv Trong chế độ xem được lọc, bạn có thể nhập vào hộp tìm kiếm thông thường để đi sâu hơn.

Để có thêm các tuỳ chọn tìm kiếm, hãy chọn "Nhiều bộ lọc hơn ..." từ trình đơn thả xuống để hiển thị tab Công cụ Tìm kiếm: ở đây bạn sẽ tìm thấy cài đặt bổ sung, cũng như danh sách thả xuống Tìm kiếm gần đây cho phép bạn lặp lại các tìm kiếm gần đây bằng một cú nhấp chuột.

Các mẹo hay nhất của Outlook: 6. Nhẹ nhàng hoặc bỏ qua email không mong muốn

Nếu ai đó tiếp tục làm hỏng hộp thư đến của bạn, bạn có thể chặn tất cả email tương lai từ người gửi đó bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống của Thư rác trên tab Trang chủ. Chọn "Tùy chọn thư rác" để mở hộp thoại cấu hình cho phép bạn chỉ định những gì bạn coi là rác và những gì bạn không làm - ở đây bạn có thể liệt kê toàn bộ tên miền và thậm chí toàn bộ các quốc gia. Nếu người gửi là hợp pháp nhưng cuộc hội thoại không liên quan, hãy nhấp vào Bỏ qua: điều này không chặn bất cứ ai lâu dài, nhưng các email mới trong chuỗi cuộc hội thoại cụ thể sẽ được binned ngay khi chúng đến.

Lời khuyên về Outlook tốt nhất: 7. Tạo email và cuộc hẹn mới ngay lập tức
Lời khuyên về Outlook tốt nhất: 7. Tạo email và cuộc hẹn mới ngay lập tức
Nếu bạn tận dụng các tính năng của Outlook, bạn có thể thấy mình thường xuyên chuyển đổi qua lại giữa các chế độ email và lịch. Bất kể bạn đang xem hộp thư đến hoặc lịch của mình, bạn có thể tạo email, cuộc hẹn, địa chỉ liên hệ mới và vv bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống Mục mới trên tab Trang chủ. Nếu bạn không muốn khám phá giao diện Outlook, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ Windows 7 hoặc 8 để mở một jumplist cung cấp lối tắt trực tiếp để tạo bất kỳ loại mặt hàng mới.

Các mẹo về Outlook tốt nhất: 8. Tự động hóa các tác vụ lặp lại với các Bước Nhanh

Nếu bạn thấy mình thường xuyên thực hiện một tác vụ cụ thể - chẳng hạn như chuyển tiếp email đến đồng nghiệp hoặc mời một nhóm người nhận vào cuộc họp - thì Các Bước Nhanh có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ tìm thấy một tập hợp các Bước Nhanh được xác định trước ở giữa tab Trang chủ, nhưng sức mạnh thực sự của tính năng này đến trong việc định nghĩa của chính bạn. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn Bước Nhanh Mới để tạo một chuỗi các hành động tùy chỉnh có thể phân loại, di chuyển, gắn cờ và xóa các tin nhắn chỉ với một cú nhấp chuột. Nhấp vào "Quản lý bước nhanh ..." sẽ mở hộp thoại mà bạn có thể sao chép và chỉnh sửa lối tắt, vì vậy bạn có thể tạo một loạt các biến thể về một chủ đề.

Các mẹo Outlook tốt nhất: 9. Phân loại thư của bạn với các quy tắc và định dạng có điều kiện

Danh sách thả xuống Quy tắc trong phần Di chuyển của tab Trang chủ cung cấp các tùy chọn để tạo và quản lý các quy tắc để tự động xử lý thư khi chúng đến. Nếu bạn chọn một thông báo trước khi nhấp, nó sẽ cung cấp để tạo ra một quy tắc ảnh hưởng đến các tin nhắn tương tự. Chọn Tạo quy tắc và bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để đặt tất cả các loại tiêu chí để kiểm tra - người gửi, người nhận, kích thước, ngày tháng và nhiều hơn nữa - và chọn điều gì sẽ xảy ra cho phù hợp với email.
Các mẹo Outlook tốt nhất: 9. Phân loại thư của bạn với các quy tắc và định dạng có điều kiện
Một tính năng tương tự là Định dạng theo Điều kiện, bạn sẽ tìm thấy trong Cài đặt Chế độ Xem trên tab Xem. Thao tác này không di chuyển hoặc xử lý thư nhưng hiển thị email khớp với các tiêu chí nhất định trong một phông chữ và màu sắc được chỉ định, vì vậy bạn có thể nhận thấy chúng ngay trong hộp thư đến của bạn.

Các mẹo Outlook tốt nhất: 10. Gửi tin nhắn văn bản từ bên trong Outlook

Khi email sẽ không cắt, Outlook hỗ trợ gửi tin nhắn văn bản SMS trực tiếp đến các số liên lạc của bạn. Bạn sẽ cần phải đăng ký với dịch vụ nhắn tin của bên thứ ba để sử dụng tính năng này và nếu bạn muốn gửi nhiều hơn một số tin nhắn văn bản bạn chắc chắn sẽ phải trả. Để thiết lập SMS, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống Mục mới trong tab Trang chủ, chọn Nhắn tin văn bản (SMS) và trong hộp thoại mở ra, nhấp vào "Tìm dịch vụ nhắn tin văn bản cho nhà điều hành di động của bạn".

Mẹo Outlook tốt nhất: 11. Tự động xóa các tin nhắn không cần thiết

Nếu bạn muốn tiết kiệm không gian hoặc dọn dẹp một dấu vết email khó sử dụng, công cụ Clean Up trong Outlook 2010 và 2013 có thể giúp ích. Nó phân tích một cuộc hội thoại bằng email hoàn chỉnh và xóa bất kỳ tin nhắn nào đã được trích dẫn toàn bộ trong một tin nhắn tiếp theo - logic là bạn vẫn có thể nhìn thấy những gì đã được nói bằng cách kiểm tra các tin nhắn tiếp theo.

Để sử dụng Clean Up, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống của nó trên tab Trang chủ và chọn bạn muốn sắp xếp một cuộc trò chuyện hoặc toàn bộ thư mục. Nhấp vào nút Cài đặt trong cảnh báo mở ra để chọn loại thông điệp nào cần được tiêu huỷ và những gì cần được để lại một mình.

Lời khuyên về Outlook tốt nhất: 12. Ủy quyền truy cập thư và lịch của bạn

Nếu bạn sắp đi, bạn có thể tạm thời để cho người khác quản lý hộp thư đến và cuộc hẹn của bạn. Để thiết lập, mở tab File (hoặc Orb trong Outlook 2007), sau đó nhấp vào trình đơn thả xuống Cài đặt Tài khoản và chọn Ủy quyền Truy cập. Nhấp Thêm và nhập tên của người (hoặc người) mà bạn muốn cấp quyền truy cập. Bạn sẽ thấy một tập hợp các trình đơn thả xuống cho phép: theo mặc định, đại biểu của bạn có thể truy cập và cập nhật lịch và danh sách công việc của bạn, trong khi email và danh sách liên hệ vẫn giữ bí mật.

Lưu ý rằng đại biểu của bạn phải đang sử dụng cùng một phiên bản Outlook như bạn, và các mục mà bạn muốn họ truy cập phải được lưu trữ trên một máy chủ Exchange: họ sẽ không thể có được tại một hộp thư đang sống trên ổ cứng của bạn.

Mẹo về Outlook tốt nhất: 13. Quản lý biên nhận đã đọc

Hạnh phúc, Outlook có hành vi tốt để yêu cầu sự cho phép trước khi gửi một biên nhận đã đọc; Bạn có thể tùy chỉnh hành vi của mình thêm bằng cách nhấp vào tab Tệp, mở Tùy chọn, chọn chế độ xem Thư và cuộn xuống phần Theo dõi. Ở đây bạn có thể chọn xem bạn có nhận được biên lai luôn hay không và bạn cũng có thể định cấu hình cài đặt yêu cầu biên nhận của riêng bạn. Một lựa chọn hữu ích là khả năng yêu cầu biên lai phân phối, xác nhận email của bạn đã đến máy chủ thư của người nhận, mà không đòi hỏi một thông báo khi nó thực sự mở.

Mẹo Outlook tốt nhất: 14. Múi giờ

Nếu bạn đi làm việc, bạn sẽ biết sự thất vọng trong việc tìm kiếm cuộc họp và cuộc hẹn trong Outlook xuất hiện vào đúng giờ địa phương. Dưới tệp | Tùy chọn | Lịch bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để đặt múi giờ địa phương của bạn: một khi bạn đã thực hiện xong, dấu thời gian email và mục nhập lịch sẽ được hiển thị với sự bù đắp thích hợp.

Bạn cũng có thể định cấu hình múi giờ thứ hai để hiển thị để (ví dụ) bạn có thể theo dõi thời gian ở nhà hoặc xem thời gian dành cho đồng nghiệp ở nước ngoài để đảm bảo bạn bắt gặp họ trong giờ làm việc và không Đừng liên lạc với họ vào thời điểm bất tiện trong ngày. Nhấp vào Swap Time Zones để dễ dàng chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.

Các mẹo trong Outlook tốt nhất: 15. Ghi chú "Post-it"

Outlook bao gồm một tính năng ghi chú tích hợp. Nhấn Ctrl + Shift + N từ bất kỳ vị trí nào trong giao diện Outlook để tạo ghi chú mới, có thể được kéo và định vị bất cứ nơi nào trên màn hình. Theo mặc định, các ghi chú xuất hiện trong màu vàng nhạt, nhưng bạn có thể gán chúng cho các danh mục, làm cho chúng chuyển sang màu có liên quan. Để quản lý các ghi chú của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Lưu ý ở dưới cùng của khung Xem: Từ đây bạn có thể sao chép, sắp xếp và in các ghi chú, và cũng có thể tìm kiếm, thông qua trường ở phía trên cùng bên phải của cửa sổ, cho các ghi chú có chứa văn bản cụ thể .

Lời khuyên về Outlook tốt nhất: 16. Email được mã hóa
Nếu bạn muốn chứng minh thư của mình thực sự là từ bạn, Outlook có thể đăng ký các email của bạn bằng mật mã. Bạn thậm chí có thể đi thêm một bước nữa và mã hóa văn bản và tệp đính kèm để chỉ những người nhận mà bạn đã chia sẻ khóa mới có thể đọc chúng. Để thiết lập, mở Trust Center Settings (bạn sẽ tìm thấy nút bên dưới File | Options | Trust Center) và nhấn vào E-mail Security. Cho phép đăng ký và mã hóa kỹ thuật số dễ dàng như đánh dấu các ô có liên quan nhưng bạn cần phải tạo và nhập ID kỹ thuật số nếu bạn chưa có. Nhấp vào "Nhận ID kỹ thuật số ..." để xem liên kết đến một loạt các nhà cung cấp, bao gồm Comodo, cung cấp chứng chỉ email miễn phí.

Các mẹo Outlook tốt nhất: 17. Truy cập email cá nhân của bạn trong Outlook

Để thêm hộp thư cá nhân vào Outlook, hãy chuyển đến tab Tệp và nhấp vào Thêm tài khoản để mở trình hướng dẫn: nếu bạn đang sử dụng dịch vụ web như Gmail hoặc Yahoo Mail, hãy kiểm tra hướng dẫn của nhà cung cấp để thiết lập quyền truy cập thông qua POP hoặc IMAP. Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com với Outlook 2013, chỉ cần nhập địa chỉ email của bạn và Outlook sẽ xử lý phần còn lại.

Để truy cập thư Outlook.com từ các phiên bản Outlook trước đó, hãy nhấp vào "Cấu hình cài đặt máy chủ hoặc các loại máy chủ bổ sung theo cách thủ công", sau đó chọn Microsoft Outlook Hotmail Connector từ cửa sổ mở ra. Điều này cho phép bạn truy cập không chỉ webmail mà còn lịch cá nhân của bạn từ bên trong Outlook.

Các mẹo trong Outlook tốt nhất: 18. Đồng bộ hoá Lịch Google với Outlook

Trong Lịch Google, di chuyển chuột qua lịch của bạn trong ngăn bên trái, nhấp vào trình đơn thả xuống xuất hiện và chọn Cài đặt Lịch. Nhấp vào Địa chỉ Riêng tư | ICAL để có được URL của nguồn cấp dữ liệu iCal trong lịch của bạn. Bây giờ, trong Outlook, vào File | Cài đặt Tài khoản | Cài đặt Tài khoản ..., nhấp vào tab Lịch Internet và dán URL vào hộp thoại mở ra. Sau vài phút, lịch sẽ bắt đầu cập nhật và các sự kiện của bạn sẽ xuất hiện trong Outlook. Nếu bạn muốn làm cho các sự kiện của Outlook xuất hiện trong Lịch Google, bạn sẽ cần một công cụ của bên thứ ba: Một lựa chọn là gSyncit của Fieldston Software cung cấp một phiên bản dùng thử miễn phí cho phép bạn đồng bộ hóa một lịch Google với một lịch Outlook.

Nguồn: http://www.alphr.com/
Được tạo bởi Blogger.