10 sai lầm phổ biến mà mọi người mắc phải với quản lý thời gian

Làm thế nào chuyên nghiệp là bạn với việc quản lý thời gian của bạn? Đôi khi bạn có cảm thấy quá tải và thường phải làm việc không đúng giờ để có thời hạn?
Hầu hết chúng ta đều biết rằng các kỹ năng quản lý thời gian của chúng ta cần một số điều chỉnh tốt, nhưng chúng tôi không chắc chắn về những sai lầm đang xảy ra và cách cải thiện chúng? Điều này nghe có vẻ như bạn?

Liệt kê dưới đây là mười sai lầm phổ biến mà nhiều người thực hiện với việc quản lý thời gian bao gồm các mẹo và chiến lược về cách bạn có thể vượt qua chúng:

Sai lầm # 1:

Thiếu danh sách việc cần làm
Bạn có thường xuyên cảm thấy bạn đã quên làm điều gì đó không? Đừng băn khoăn, nhiều người trong chúng ta làm! Giải pháp là tạo danh sách việc cần làm. Ghi lại mọi thứ bạn cần để hoàn thành ngày cụ thể đó (nếu đó là danh sách việc cần làm hàng ngày). Bạn có thể làm tương tự cho danh sách hàng tuần hoặc hàng tháng.
10 sai lầm phổ biến mà mọi người mắc phải với quản lý thời gian
Nếu bạn đã có các dự án lớn được liệt kê, thì hãy tránh mơ hồ. Ví dụ: nếu trạng thái "Bắt đầu làm việc với đề xuất ngân sách", bạn đã bỏ lỡ nói các chi tiết cụ thể hoặc các bước quan trọng. Phá vỡ các dự án hoặc nhiệm vụ lớn thành các chi tiết có thể hành động để tránh xem các bước cần thiết.

Sai lầm # 2: 

Không đặt mục tiêu cá nhân
Bạn có biết những gì bạn muốn thực hiện trong sáu tháng tới, một năm hay năm năm? Nếu không, thì có lẽ là lúc phải hành động và đặt mục tiêu. Cài đặt mục tiêu cá nhân là nền tảng của quản lý thời gian. Có mục tiêu cung cấp cho bạn hướng và tầm nhìn, giúp bạn quản lý thời gian, nguồn lực và các ưu tiên của bạn. Với mục tiêu, bạn ngay lập tức có thể nhận ra phiền nhiễu.

Sai lầm # 3:

Thiếu ưu tiên
Ưu tiên khó khăn trong bối cảnh lũ lụt của các nhiệm vụ khẩn cấp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn cần tìm hiểu cách ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Trong khi tạo danh sách việc cần làm, bạn có thể sử dụng dấu hoa thị hoặc bất kỳ hệ thống nào khác để phân biệt giữa các ưu tiên cao và các tác vụ có mức độ ưu tiên thấp và điều này sẽ đảm bảo những điều quan trọng được thực hiện nhanh chóng, cho phép bạn quản lý ngày của mình tốt hơn.

Sai lầm # 5: 

Không thể quản lý phiền nhiễu
Bạn có biết phiền nhiễu có thể khiến bạn mất đến hai giờ mỗi ngày? Bạn có thể đạt được bao nhiêu nếu bạn có hai giờ trở lại? Các phiền nhiễu có thể đến từ mọi nơi: trò chuyện IM, cuộc gọi điện thoại cá nhân, kiểm tra email không ngừng, đồng nghiệp trò chuyện, v.v.

Điều này ngăn cản chúng tôi đạt được quy trình làm việc tốt hơn. Để kiểm soát tốt hơn khả năng làm việc của bạn, hãy học cách giảm thiểu phiền toái. Ví dụ: khi bạn đến nơi làm việc, hãy tắt trò chuyện IM của bạn và tắt nhạc chuông của ô. Kiểm tra email của bạn nhưng chỉ định kỳ, tức là hai giờ một lần thay vì cứ sau năm phút một lần. Nếu một đồng nghiệp tiếp tục đến với bạn để trò chuyện, hãy lịch sự và nhấn mạnh rằng bạn cần hoàn thành một số công việc nhưng bạn sẽ dành cho họ sự chú ý không phân chia của bạn trong giờ nghỉ. Đây có thể là những thay đổi nhỏ, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên bao nhiêu thời gian họ tiết kiệm!

Sai lầm # 5: 

Sự trì hoãn
Tất cả chúng ta đều có tội khi ngừng nhiệm vụ vào một thời điểm nào đó, nhưng bạn có thường xuyên làm điều đó không? Người trì hoãn thường xuyên có thói quen trì hoãn nhiệm vụ và sau đó cảm thấy tội lỗi sau này vì không bắt đầu. Cuối cùng, những cá nhân này bắt đầu dreading ý tưởng bắt đầu chức năng mà làm cho họ trì hoãn hoàn thành công việc.

Nếu bạn bị cản trở bởi sự trì hoãn, thời gian để tìm hiểu các chiến lược để chống lại nó là ngay bây giờ! Một cách tiếp cận hữu ích là dành mười lăm phút mỗi ngày cho một công việc cần được hoàn thành. Theo thời gian, bạn có thể tăng khung thời gian này. Chiến lược nhỏ này sẽ giúp bạn tập trung và hoàn thành dự án của mình. Đối với các dự án lớn hơn, hãy xem xét sử dụng các kế hoạch hành động. Chúng có thể được chia nhỏ thành các bước có thể quản lý hoặc các khối thời gian, cho phép bạn hình dung mọi thứ cần được hoàn thành. Chiến lược này sẽ ngăn cản bạn cảm thấy bị choáng ngợp.

Sai lầm # 6:

Dùng quá nhiều công việc
Bạn có khó khăn khi nói “không”? Ngoài ra, bạn có phải là một người vi mô thích tự hoàn thành mọi thứ không? Nếu một trong những tính cách này nghe có vẻ giống bạn, thì bạn có thể tự cam kết với quá nhiều dự án. Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy tuyệt vời, nhưng theo thời gian nó sẽ làm tăng mức độ căng thẳng và dẫn đến hiệu suất kém và tinh thần thấp.

Bạn cần phải ngừng tham gia quá nhiều bằng cách học nghệ thuật tinh tế của truyền đạt "có" và "không". Với kỹ năng này, bạn đang khẳng định mình trong nhóm bằng cách đồng ý với người rằng công việc cần phải hoàn thành, nhưng nêu rõ rằng bạn không thể vào thời điểm này bởi vì bạn đã có một tấm đầy đủ.

Sai lầm # 7: 

Phát triển về "Bận".
Một số người cảm thấy hồi hộp vì bị chiếm đóng cả ngày và mỗi ngày. Họ thích nhận email bất tận và đáp ứng thời hạn chót cuối cùng và thường có nhiều ngăn xếp tệp cần chú ý. Những cá nhân này là những người nghiện adrenaline văn phòng! Nếu điều này nghe có vẻ như bạn, thì chắc chắn bạn có một "nghiện để ở lại bận rộn." Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chiến lược của bạn là hữu ích, và thay vào đó, nó có thể gây ra nhiều căng thẳng. Thay vào đó, hãy học cách làm chậm và có được các kỹ năng quản lý thời gian quý báu.

Sai lầm # 8 

Đa nhiệm
Bạn có thể nhanh chóng xác định những cá nhân này tại nơi làm việc. Trong khi trả lời email, bạn sẽ thấy họ nói chuyện với khách hàng trên điện thoại trong khi chỉ đường cho nhân viên quản trị của họ, Điều này có vẻ như họ đang tận dụng thời gian, nhưng trong thực tế, họ dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ . Đưa ra các nhiệm vụ, sự chú ý được chia của bạn có nghĩa là công việc được hoàn thành kém và có thể đầy những sai lầm.

Tốt hơn là hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự. Hoàn thành một mục tại một thời điểm để tạo ra tác phẩm chất lượng cao. Đa tác vụ là một huyền thoại. Tập trung vào việc duy trì sự tập trung của bạn vào một công việc hoàn thành tại một thời điểm.

Sai lầm # 9: 

Quên đi nghỉ
Thật không thể tin được rằng bạn có thể làm việc liên tục trong khoảng thời gian 8 tiếng, nhưng bạn có biết những giờ nghỉ thường xuyên rất quan trọng cho bộ não của bạn để thư giãn và nạp tiền? Nó cũng hầu như không thể để sản xuất công việc chất lượng cao hoặc thậm chí tập trung mà không bị gián đoạn định kỳ.

Đừng bỏ qua hoặc bỏ qua các vi phạm vì bạn coi chúng như một sự lãng phí thời gian. Breaks cung cấp thời gian nghỉ ngơi đáng giá, cho phép bạn làm việc và suy nghĩ hiệu quả và sáng tạo. Nếu bạn là loại người không thể ngừng làm việc, sau đó bạn cần phải thiết lập một báo động để đẩy bạn vào phá vỡ. Vào giờ nghỉ, rời khỏi không gian làm việc của bạn và đi dạo hoặc lấy một tách cà phê. Đừng quay trở lại bàn của bạn cho đến khi thời gian nghỉ kết thúc.

Sai lầm # 10: 

Lập lịch tác vụ không hiệu quả
Bạn có tự coi mình là người sáng không? Một người thực hiện tốt nhất của mình khi mặt trời mọc. Ngoài ra, bạn có thấy mức năng lượng của bạn tăng khi mặt trời bắt đầu lặn không? Tất cả chúng ta đều có nhịp điệu khác nhau, đặc biệt là khi chúng ta năng động và hiệu quả nhất.

Xác định thời điểm bạn làm việc tốt nhất và lên lịch công việc ưu tiên cao trong thời gian cao điểm này. Giữ công việc có mức độ ưu tiên thấp như trả lời email và gọi điện thoại trong thời gian ngoài giờ cao điểm.

Biết lý do tại sao nhiệm vụ quản lý là quan trọng.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là cần thiết cả trong công việc và trong cuộc sống. Để có được các kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn trong công việc, hãy xem xét áp dụng một công cụ quản lý thời gian.

Mời các bạn viết lời bình cho bài viết!

Nhấp bài bình luận SEO