10 Mẹo Microsoft Word để giúp ích công việc của bạn

10 Mẹo Microsoft Word để giúp ích công việc của bạn. Nắm vững các mẹo của Microsoft Word bên dưới và khiến bạn không thể thiếu.
Dưới đây là 10 thủ thuật bạn nên biết khi sữ dụng Microsoft Word:

#1 Khôi phục tập tin bị mất từ

Tài liệu của bạn đang làm bị mất, đừng lo lắng bằng cách vào menu File trên máy tính của mình, nhấp vào nút Manage Document và chọn Recover Unsaved Documents. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tệp chưa lưu sẵn có. Cái mới nhất phải là tài liệu Word bị mất của anh ấy.
Khôi phục tập tin bị mất từ

#2 So sánh tài liệu song song

Bạn gửi một tài liệu quan trọng cho một đối tác kinh doanh hoặc khách hàng và họ gửi cho bạn một phiên bản sửa đổi, mà không bật tính năng thay đổi bản nhạc. Cho dù đó là một thông cáo báo chí chung, hợp đồng pháp lý hay chỉ là một bản ghi nhớ quan trọng, bạn cần phải xem chính xác những thay đổi họ đã thực hiện đối với tác phẩm của mình.
Vào REVIEW -> Chọn COMPARE -> Chọn COMPARE...
So sánh tài liệu song song

So sánh tài liệu song song
Để so sánh hai tài liệu trong Word 2016, hãy điều hướng đến tab Đánh giá, nhấp vào nút So sánh và chọn So sánh từ trình đơn thả xuống xuất hiện. Sau đó chọn hai tập tin bạn muốn xem và nhấn Ok. Bạn sẽ thấy phiên bản của tài liệu với tất cả các thay đổi được đánh dấu.

#3 Bật tab Vẽ trong Microsoft Word

Word giúp bạn dễ dàng vẽ trên đầu tài liệu bằng ngón tay, bút hoặc thậm chí cả chuột. Bạn có thể vẽ các đường trên đầu văn bản, vẽ nguệch ngoạc hình dạng và chương trình tự động chuyển đổi nó thành đồ họa vector có thể thay đổi kích thước hoặc thậm chí vẽ phương trình và chèn nó vào tài liệu của bạn dưới dạng văn bản ASCII. Rất tiếc, hầu hết mọi người không có tab Vẽ được bật theo mặc định để họ không thể sử dụng bất kỳ tính năng nào trong số các tính năng này.
Để kích hoạt tab Draw, nhấp chuột phải vào thanh điều hướng ở đầu cửa sổ Word và chọn Customize the Ribbon. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn hộp bên cạnh Vẽ dưới tab chính.

#4 Thêm mục lục trong Microsoft Word

Khi bạn viết một báo cáo dài hoặc giấy trắng mà bạn dự định phân phối, một máy tính bảng của nội dung làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn nhiều. May mắn thay, Word làm cho nó dễ dàng để tạo ra một TOC, mà không tự nhập tất cả các phần và số trang mình.
Trong khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu của mình, hãy sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ cho các phần khác nhau mà bạn muốn xuất hiện trong TOC của mình. Khi đã đến lúc tạo TOC, hãy nhấp vào Mục lục trong Tab Tham khảo và chọn kiểu bạn thích nhất. Từ đó sẽ thêm TOC vào tài liệu của bạn và bạn có thể chỉnh sửa nội dung của nó theo ý muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Cập nhật bảng để tạo lại TOC, dựa trên bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện đối với tài liệu.

#5 Đồng chỉnh sửa tài liệu trong Microsoft Word

Mặc dù các tính năng cộng tác của Word không tốt bằng các tài liệu của Google, phần mềm này cung cấp một cách để bạn, sếp và đồng nghiệp của bạn chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng một lúc. Chỉ có một báo trước: tất cả các bạn phải có tài khoản trong cùng một tổ chức Office 365, vì vậy hãy quên đồng thời chỉnh sửa trong thời gian thực với những người ở các công ty hoặc dịch giả tự do khác.
Đồng chỉnh sửa tài liệu trong Microsoft Word
Trước tiên hãy lưu tài liệu của bạn vào tài khoản OneDrive của công ty bạn. Sau đó nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của cửa sổ Word và nhập tên của những người bạn muốn chia sẻ. Nhấp vào nút Chia sẻ và tất cả các bạn sẽ tốt để thực hiện. Bạn sẽ thấy những thay đổi của nhau trong thời gian thực với màu văn bản khác nhau cho mỗi người (và tên của họ bên cạnh nó).

#6 Xuất tất cả hình ảnh trong tài liệu

Sếp của bạn nhận được một tài liệu với rất nhiều hình ảnh trong và sau đó cần phải đăng những hình ảnh đó lên một trang web, tái sử dụng chúng trong một tài liệu khác hoặc gửi chúng trong một email. Bạn có thể nhấp chuột phải vào mỗi hình ảnh, chọn sao chép và sau đó dán nó vào một trình biên tập hình ảnh và lưu nó, nhưng đó là một quá trình tốn thời gian khi bạn có một số hình ảnh để đối phó với.

Để xuất tất cả các hình ảnh trong tài liệu Word, tạo một bản sao của tệp tài liệu và đổi tên nó thành tệp .zip thay vì .docx (ví dụ: myreport.docx trở thành myreport.zip). Mở tệp zip và điều hướng đến thư mục word \ media. Ở đó bạn sẽ tìm thấy một tập hợp đầy đủ các tập tin bạn có thể sao chép vào ổ cứng của bạn và gửi email cho ông chủ.

#7 Xóa hai dấu cách sau một khoảng thời gian

Đó là năm 2017 nhưng vẫn còn một số người không thể phá vỡ thói quen khó chịu khi đặt hai khoảng trống là một khoảng thời gian. Quay trở lại thời đại máy đánh chữ, nó có ý nghĩa để có một không gian lớn hơn sau một khoảng thời gian, bởi vì tất cả các chữ cái đều có kích thước tên và khó xác định phần cuối của câu. Tuy nhiên, trong thời đại máy tính và Internet, đây là một thực hành cực kỳ lạc hậu.
Nếu một đối tác kinh doanh (hoặc sếp của bạn) gửi một tài liệu với hai dấu cách sau một khoảng thời gian, bạn có thể loại bỏ chúng trong một vài lần nhấp chuột. Nhấn CTRL + H để hiển thị hộp thoại Tìm và thay thế. Nhập khoảng thời gian có hai dấu cách vào hộp "Tìm nội dung" và khoảng thời gian chỉ có một dấu cách vào hộp "Thay thế bằng". Nhấp vào Thay thế tất cả và bạn tốt để đi.

#8 Thêm từ tùy chỉnh vào từ điển kiểm tra chính tả

Bạn sử dụng rất nhiều tên công ty và tên sản phẩm trong tài liệu của mình, nhưng Word sẽ đánh dấu chúng là lỗi chính tả. Ugh! Bạn có thể thêm tất cả các từ này vào từ điển tùy chỉnh để Word không bao giờ chạm vào chúng với gạch dưới màu đỏ một lần nữa. 
Thêm từ tùy chỉnh vào từ điển kiểm tra chính tả
Điều hướng đến menu Tệp và sau đó nhấp vào Tùy chọn. Chọn Proofing từ menu bên trái và nhấp vào danh sách Custom Dictionaries. Chọn CUSTOM.DIC từ trình đơn và nhấp vào nút Chỉnh sửa danh sách từ. Sau đó, bạn sẽ thấy một hộp thoại cho phép bạn nhập từng từ một. Khi bạn hoàn tất, bạn có thể muốn sao chép tệp CUSTOM.DIC trên máy tính của mình và chia sẻ tệp đó với đồng nghiệp của bạn.

#9 Chèn ngày tự cập nhật

Công ty của bạn có một lá thư mẫu mà bạn cần phải gửi một cách thường xuyên, nhưng bất cứ khi nào bạn in nó, bạn muốn nó có ngày hiện tại ở trên cùng. Chắc chắn, bạn có thể vào và chỉnh sửa đường dữ liệu theo cách thủ công, nhưng thật dễ dàng để quên nó hoặc mắc lỗi. 
Chèn một đường dữ liệu luôn hiển thị tháng, ngày và năm hiện tại (hoặc thậm chí là thời gian) bằng cách điều hướng đến tab Chèn và nhấp vào biểu tượng Ngày và Giờ, trông giống như một lịch có đồng hồ ở trên cùng. Sau đó chọn định dạng ngày bạn muốn và đảm bảo chọn hộp Cập nhật tự động.

#10 Xóa tất cả định dạng trong Microsoft Word

Đôi khi bạn dán một cái gì đó từ một nguồn bên ngoài (như một trang web) hoặc bạn chỉnh sửa một cái gì đó trong Word và kết thúc với định dạng mà bạn không thích hoặc muốn. Sếp của bạn có thể gửi cho bạn một tài liệu với tất cả các loại phông chữ không đúng, khuôn mặt táo bạo và danh sách có dấu đầu dòng vụng về và yêu cầu bạn "sửa chữa nó". 
Xóa tất cả định dạng trong Microsoft Word
Để xóa định dạng trên bất kỳ phần nào của tài liệu, hãy bắt đầu bằng cách chọn văn bản bạn muốn xóa hoặc chọn toàn bộ tài liệu bằng cách nhấn CTRL + A. Sau đó điều hướng đến tab Trang chủ và nhấn vào biểu tượng Xóa tất cả định dạng, trông giống như một cục tẩy trên đầu trang của chữ A.

Mời các bạn viết lời bình cho bài viết!

Nhấp bài bình luận SEO