15 mẹo và thủ thuật để làm việc nhanh hơn trong Word, Excel và Outlook

Có một cơ hội tốt để bạn dành phần lớn thời gian làm việc trong Microsoft Office, và cụ thể là phần lớn thời gian đó trong Word, Excel hoặc Outlook.
Cho dù bạn yêu hay ghét nó, đó là những gì bạn phải làm việc. Vì vậy, thay vì giận dữ với máy, học cách tận dụng nhiều thủ thuật và lối tắt nhanh chóng của nó sẽ làm cho ngày của bạn dễ dàng hơn một chút bằng cách giúp bạn làm việc nhanh hơn.

Các hướng dẫn ở đây, nhân đây, là dành cho Office 2013, nhưng sẽ hoạt động ở các phiên bản cũ hơn hoặc mới hơn trừ khi được nêu rõ.

Phần mềm soạn thảo văn bản

# 1 Lưu định dạng tùy chỉnh của bạn
Bạn không cần dành thời gian áp dụng định dạng tùy chỉnh cho mọi tài liệu bạn tạo. Thay vào đó, hãy lưu định dạng tài liệu ưa thích của bạn bằng cách sử dụng chức năng Styles nhanh và làm cho nó có sẵn mỗi khi bạn bắt đầu một tài liệu. Có hướng dẫn từng bước tại đây.

# 2 Bật và tắt thay đổi bản nhạc
Có lẽ bạn đang chỉnh sửa tài liệu và bạn muốn các thay đổi nội dung của mình xuất hiện được theo dõi, nhưng chỉ cần bật các thay đổi định dạng của bạn. Có tin tốt; bạn có thể nhanh chóng bật và tắt các thay đổi theo dõi bằng cách sử dụng phím tắt CTRL + SHIFT + E.

# 3 Bật văn bản được đánh dấu thành liên kết
Các siêu liên kết thú vị có thể khó sử dụng nếu bạn đi theo con đường dài. Thậm chí tệ hơn, định dạng có thể được gửi haywire nếu bạn dán liên kết web dài trực tiếp vào tài liệu. Thay vào đó, đánh dấu văn bản bạn muốn trở thành liên kết và nhấn CTRL + K. Hộp thoại chèn siêu kết nối sẽ ngay lập tức mở ra.

# 4 Đón nơi bạn rời đi
Quay trở lại văn phòng để hoàn thiện những tài liệu mà bạn đang làm việc ngày hôm qua? Đừng lãng phí giây có giá trị cuộn để tìm phần bạn đang làm việc. Chỉ cần mở tài liệu và nhấn SHIFT + 5; Từ sẽ đưa bạn trực tiếp đến địa điểm cuối cùng bạn đã chỉnh sửa.

# 5 Lưu dưới dạng PDF
Hoàn toàn không cần in và quét tài liệu để tạo PDF. Tuyến đường nhanh nhất cho đến nay là lưu tài liệu Word của bạn trực tiếp dưới dạng PDF. Chỉ cần nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng, sau đó chọn PDF trong danh sách thả xuống định dạng. Bạn có thể lưu dưới dạng PDF trong Office 2007 trở lên.
làm việc nhanh hơn trong từ, excel và triển vọng

Microsoft Excel

# 6 Nhanh chóng thêm dữ liệu
Nhanh chóng thêm toàn bộ một cột hoặc hàng dữ liệu bằng cách nhấp vào ô trống liền kề đầu tiên và nhấn ALT + = (đó là khóa bằng). Excel sau đó sẽ tự động tổng hợp tất cả các số mà nó có thể tìm thấy trong hàng hoặc cột đó.

# 7 Hiển thị công thức
Nếu bạn muốn xem nhanh các ô nào chứa công thức hoặc muốn tất cả các công thức trên trang hiển thị, chỉ cần nhấn CRTL + '(đó là phím nhấn cấp tính, bên cạnh "1" trên hầu hết bàn phím). Bạn có thể chuyển trở lại chế độ xem giá trị bằng cách nhấn lại các phím tương tự.

# 8 Kết hợp văn bản từ hai hoặc nhiều ô thành một
Giả sử bạn có tên và họ trong các cột riêng biệt và bạn muốn kết hợp chúng thành một. Trong một loại ô thứ ba = (. Sau đó, nhấp vào ô có chứa văn bản đầu tiên bạn muốn kết hợp và nhập & "& (dấu cách trong dấu ngoặc kép). Nhấp vào ô tiếp theo với văn bản mà bạn muốn kết hợp. nhập, và bạn đã cài đặt.

# 9 Tìm và thay thế toàn bộ trang tính
Tìm văn bản cụ thể trong tài liệu bằng phím tắt CTRL + F khá nổi tiếng. Ít nổi tiếng hơn là nhấn CTRL + H sẽ mở hộp thoại tìm và thay thế, cho phép bạn thay thế dữ liệu trong nhiều ô trong một lần.

# 10 Nhảy đến đầu hoặc cuối cột
Bạn là hàng trăm hàng vào bảng tính và bạn cần quay lại ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng. Di chuyển hoạt động nhưng mất thời gian. Cách nhanh nhất là nhấn CTRL + ↑ (đó là mũi tên lên) để đi đến đầu cột hoặc CTRL + ↓ (mũi tên xuống) để nhảy xuống cuối cột.

Microsoft Outlook

# 11 Sử dụng phím tắt
Vâng đúng vậy. Cũng giống như trong Word và Excel, cũng có phím tắt trong Outlook. Ví dụ: nhấn CTRL + R để trả lời nhanh thư. Nhấn ALT + S để gửi email mà không cần nhấp chuột. Hoặc, nhấn CTRL + 1 trong khi bạn đang ở một phần khác của Outlook để ngay lập tức quay lại thư email của bạn.

# 12 Sử dụng chức năng "Go to Date"
Đừng lãng phí thời gian quý báu nhấp qua hàng tuần và hàng tháng để tìm đúng vị trí cho một cuộc hẹn trong tương lai. Chuyển thẳng đến ngày bạn cần với hộp thoại “Chuyển đến ngày”. Chỉ cần nhấn CTRL + G khi bạn đang ở trên lịch và lịch sẽ bật lên ngay lập tức.

# 13 Sử dụng bộ lọc để chỉ xem tin nhắn chưa đọc
Bạn biết bạn đã có 23 tin nhắn chưa đọc ẩn trong số hàng trăm tin nhắn đã đọc, nhưng việc phát hiện ra chúng rất phức tạp. Lọc nhanh hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị các email chưa đọc bằng cách nhấp vào Lọc email> Chưa đọc trong tab trang chủ trong ruy-băng menu.

# 14 Tự động đánh dấu các tin nhắn được gửi chỉ cho bạn
Rất có thể, nếu bạn là người duy nhất trong dòng “To” trên email, bạn sẽ phải đọc và xử lý nội dung của nó. Để Outlook làm nổi bật những tin nhắn này cho bạn. Trong Outlook 2013 (khác với các phiên bản trước đó), chuyển đến tab Xem, bấm Thiết đặt Xem> Dạng xem Hiện tại> Định dạng Có điều kiện và làm theo các hướng dẫn sau.

# 15 Tạo lời nhắc "lưu ý dính" ảo
Bạn muốn tạo danh sách “cần làm” ảo nhanh trên máy tính để bàn của mình? Nhấn CTRL + SHIFT + N từ bất cứ đâu trong giao diện Outlook để tạo ghi chú mới có thể được kéo và định vị ở bất cứ nơi nào trên màn hình của bạn. Tuyệt vời cho các tác vụ nhanh chóng mà không cần phải là nhiệm vụ toàn diện.

Mời các bạn viết lời bình cho bài viết!

Nhấp bài bình luận SEO